Struktur spricht deine Sprache – ob im Kalender, in der Kommunikation oder im Cashflow.
Du liebst es, Abläufe zu koordinieren, Zahlungsflüsse im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass alle Infos zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind?
Dann haben wir genau die richtige Position für dich!
Wir, die führende Social Media Performance Marketing Agentur für Personal Brands in der DACH Region, bieten dir die einmalige Chance, an der Spitze der digitalen Marketingrevolution zu stehen. Unsere Unternehmensgruppe, bestehend aus drei spezialisierten Unternehmen, und unser nahezu 30-köpfiges Team sind die kreativen Köpfe hinter wegweisenden Projekten in Media Buying, Growth Marketing, Funnel-Building und Brand Consulting. Gemeinsam entwickeln wir ganzheitliche Growth Strategien für unsere vielfältigen und renommierten Kunden.
Und da kommst du ins Spiel: In deiner neuen und anspruchsvollen Schlüsselrolle sorgst du im Hintergrund dafür, dass alles rundläuft.
Du managst Kalender, Calls und Kommunikation, sorgst für Übersicht in Posteingängen und digitalen Ablagen, unterstützt bei der Pflege offener Zahlungsübersichten und Cashflow-Tabellen und ganz wichtig:
Du denkst immer einen Schritt voraus.
Dabei arbeitest du direkt mit Tim, der Geschäftsführung, zusammen und hast echten Impact auf die Qualität und Effizienz unseres kompletten Tagesgeschäfts.
Wichtig: Wir suchen keine Assistenz, die auf Anweisungen wartet, sondern jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und unsere Strukturen mitgestaltet – Stichwort: Ownership.
Wenn du Lust hast, in einem Team mit hoher Eigenverantwortung zu arbeiten, Prozesse aktiv mitzuentwickeln und Teil eines ambitionierten, humorvollen A-Player-Teams zu werden, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
01
- Kalender- & Kommunikation
- Deine wichtigste Aufgabe ist es, den Kalender des Geschäftsführers Tim zu entlasten. Als Assistenz bist du seine rechte Hand – beruflich wie privat – und sorgst dafür, dass seine To-do-Liste so kurz wie möglich bleibt.
- Du koordinierst und verschiebst Team- und Kunden-Calls, erinnerst rechtzeitig an interne und externe Termine und bist bei internen Meetings dabei, um Aufgaben und relevante Infos mitzuprotokollieren.
- Darüber hinaus pflegst du die Kommunikationsstrukturen in Tools wie Telegram und sorgst für Übersichtlichkeit in unseren digitalen Gruppen.
- Kundenkommunikation & Kunden-Onboarding
- Stakeholder-Management: Du unterstützt Tim in der laufenden Kommunikation mit unseren Kunden und sorgst dafür, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem neuesten Stand bleiben.
- Potenzial-Analyse: Du erkennst frühzeitig, wo Rückfragen oder Klärungsbedarf entstehen, und gibst Informationen klar und zuverlässig weiter.
- Onboarding: Neue Kunden begleitest du durch einen strukturierten Onboarding-Prozess – du sorgst für Willkommensnachrichten, Gruppenerstellung und einen reibungslosen Start.
- E-Mail-, Post- und Ablagen-Management
- Du managst die E-Mail-Inbox von Tim eigenständig: Du priorisierst, heftest an, leitest weiter und erinnerst an wichtige Follow-ups.
- Auch unsere Eingänge für physische Post hast du im Blick: Du prüfst, kategorisierst und ordnest Dokumente, bevor du sie strukturiert ablegst.
- In Google Drive und unseren internen Systemen sorgst du für Ordnung – zum Beispiel, indem du inaktive Kunden ausblendest oder Kündigungen archivierst.
- Finance, Buchhaltung & Cashflow-Support
- Du behältst den Überblick über offene Zahlungen – sowohl im privaten Bereich als auch für unsere GmbH und die Holding.
- Du stehst im Austausch mit Dienstleistern und Kunden bei ausstehenden Beträgen und sorgst dafür, dass Rechnungen und Beiträge korrekt erfasst und gepflegt werden.
- Auch Rückerstattungen sowie die Kommunikation mit der privaten Krankenversicherung gehören zu deinem Aufgabenbereich.
- Zusätzlich betreust du unsere Cashflow- und Provisionsübersichten, sowie sonstigen monatlichen Abrechnungen.
- Du bist im Kontakt mit dem Steuerberater und machst die vorbereitende (Lohn-) Buchhhaltung
- Teamorganisation & Office-Managment
- Du behältst den Überblick bei Urlaubsplanung, Abwesenheiten und interner Organisation.
- Neue Teammitglieder begleitest du durch den Onboarding-Prozess – von der Terminabstimmung über Zugänge und Vorbereitungen bis hin zur Integration ins Team.
- Du sorgst im Hintergrund dafür, dass sich unser Team und unsere Kunden – ob im physischen oder digitalen Raum – rundum wohlfühlen. Dein Ziel ist ein reibungslos funktionierendes Arbeitsumfeld, in dem effizientes und angenehmes Arbeiten möglich ist.
02
- Hard Skills
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools
Google Drive, Google Kalender, Docs, Sheets sind dein tägliches Handwerkszeug. Du kannst auch Formeln in Sheets aufbauen.
- Strukturiertes Multitasking
Du jonglierst mehrere Aufgaben parallel, behältst Fristen im Blick und kannst schnell den Fokus wechseln, wenns nötig ist.
- Kommunikative Übersicht
Du erkennst offene Punkte (z. B. Kundenfragen, Zahlungsprobleme) frühzeitig und leitest sie an die richtigen Stellen weiter, wenn du sie nicht selbst direkt lösen kannst.
- Buchhalterisches Grundverständnis
OPOS, Rechnungskontrolle, Zahlungsabgleiche – du hast ein solides Gespür für Zahlen & Ordnung und kannst sie regeln.
- Remote-Workflow-Kompetenz
Du bist mit Slack, ClickUp, Telegram oder ähnlichen Tools vertraut und weißt, wie man remote effektiv arbeitet.
- Dokumentation & Ablagesysteme
Du sorgst für Ordnung in digitalen Ordnern, legst sauber ab und hältst SOPs aktuell.
- Soft Skills
- Belastbarkeit & Klarheit:
Du bleibst auch in stressigen Phasen ruhig, lösungsorientiert und effizient.
- Intrinsische Motivation ohne Kompromisse
Du lieferst täglich einfach ab. Bei uns triffst du auf ein A-Player-Team, das Gas gibt, Verantwortung liebt und dabei trotzdem jeden Tag lacht.
- Zuverlässigkeit
Bei dir muss man nicht nachfragen. Du erinnerst dich selbst, denkst mit und hältst Absprachen ein.
- Selbstständigkeit
Du arbeitest eigenverantwortlich und erkennst, was als Nächstes gebraucht wird, ohne dass man dich darauf aufmerksam machen muss.
- Teamfähigkeit
Du kommunizierst offen, fragst gezielt nach und hast Freude daran, Prozesse für andere leichter zu machen.
- Diskretion & Vertrauenswürdigkeit
Du gehst vertraulich mit sensiblen Infos (z. B. Finanzen, Kundendaten) um.
Unsere Partner
03
- Prinzip der Verantwortung
Übernimm von Tag eins an 100% Verantwortung.
- Aufstiegschancen
Profitiere bei guter Leistung von einem zusätzlichen Karriere-Boost.
- Flexible Arbeitszeiten
Arbeite dann, wenn du am produktivsten bist und die meiste Energie hast.
- Ein motiviertes Team
Werde Teil eines Teams, dass täglich über sich hinauswächst.
- Ständige Weiterbildung
Arbeite täglich an deinen Soft- und Hard-Skills.
- Wellpass Mitgliedschaft
Eine bezuschusste Wellpass Mitgliedschaft mit über 10.000 Partnerstudios und über 6.500 Onlinekurse.
- Team-Events
Erlebe unvergessliche Momente - auch außerhalb der Arbeit.
- Bestes Equipment
Für die besten Ergebnisse bekommst du die besten Tools.
- Flache Hierarchien
Offene Kommunikation und ehrliches Feedback für maximales Wachstum.
- Sicherer Arbeitsplatz
Blicke mit Vertrauen in die Zukunft und konzentrier dich auf deine Ziele.
- Home-Office Möglichkeit
Nutze die Flexibilität und arbeite von überall aus.
- Wertschätzung
Fühle Wertschätzung und Anerkennung in einem Umfeld, das Erfolge feiert.
04
Wir wissen, dass dir vermutlich viele Fragen auf der Zunge brennen. Diese beantworten wir gerne in einem persönlichen Gespräch. Hier sind vorab bereits die häufigsten Fragen und Antworten in Bezug auf die Stelle.
Es hilft, wenn du die deutsche Speakerszene kennst oder schon mal in Hochpreis Coaching selbst gebucht hast.
Bewirb dich einfach bei uns. Anhand deiner Unterlagen, deinen Talenten und deiner Vorerfahrung werden wir individuell prüfen, ob die Stelle für dich in Frage kommt.
Unser Toolstack
Die Werkzeuge, die wir täglich nutzen
Mit Slack kommunizieren wir intern als Team, aber auch mit Kunden und Partnern. Es ermöglicht uns, schnell Feedback zu geben und uns unkompliziert auszutauschen.
Die Adobe Creative Cloud ist unser kreatives Herzstück. Mit Photoshop, Premiere Pro und Illustrator erstellen wir hochwertige Designs, Videos und visuelle Inhalte, die überzeugen.
ClickUp ist unser Projektmanagement-Tool. Hier planen, verfolgen und organisieren wir alle Aufgaben, damit Projekte termingerecht und in höchster Qualität umgesetzt werden.
Hyros sorgt dafür, dass wir den Überblick über Werbekampagnen behalten. Mit diesem Tracking-Tool analysieren wir die Customer Journey und optimieren den ROI unserer Kunden.
WordPress, in Kombination mit verschiedenen Plugins, bildet die Grundlage für unsere Funnels. Mit unseren Vorlagen erstellen wir performante Funnels in wenigen Stunden.
Chrome ist unser täglicher Begleiter. Mit gezielt eingesetzten Plugins steigern wir unsere Produktivität und erleichtern uns so das Tagesgeschäft.
Zoom nutzen wir für Meetings mit Kunden und Partnern weltweit. Es ermöglicht uns, effektiv und persönlich zu kommunizieren.
So wirst Du Teil unseres Teams
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